Je mailbox is geen archief

Een medewerker vertrekt. De laptop wordt ingeleverd, de badge gedeactiveerd en het account geblokkeerd. Maar de mailbox? Die blijft in veel ondernemingen gewoon bestaan. Maanden later lezen managers nog mee in historische mails, beantwoorden collega’s verder berichten in naam van de ex-medewerker en wordt de inbox behandeld alsof die integraal eigendom van het bedrijf zou zijn.

Veel organisaties stellen zich daarbij nauwelijks de vraag of dat juridisch eigenlijk wel mag. De reflex is meestal dezelfde: het gaat toch om een werkmailbox? De Gegevensbeschermingsautoriteit denkt daar duidelijk anders over. En precies daarom groeit mailboxbeheer bij offboarding stilaan uit van een praktisch IT-detail tot een volwaardig GDPR-risico.